Система электронного документооборота

Акционерное общество ВТБ Специализированный депозитарий (далее - Организатор СЭД) для организации информационного взаимодействия между клиентами, контрагентами и институтами коллективных инвестиций использует обмен электронными документами в системе электронного документооборота (далее - СЭД).

Правовую основу электронного документооборота составляют нормы Гражданского кодекса Российской Федерации, Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ "Об электронной подписи", Указания Банка России "О порядке взаимодействия Банка России с кредитными организациями, некредитными финансовыми организациями и другими участниками информационного обмена при использовании ими информационных ресурсов Банка России, в том числе личного кабинета" от 19.12.2019 № 5361-У, иных нормативных правовых актов в области юридически значимого электронного документооборота и организационно-распорядительных документов АО ВТБ Специализированный депозитарий.

Система электронного документооборота создана АО ВТБ Специализированный депозитарий с применением новейших информационных технологий и достижений в области защищенного обмена электронными документами, обеспечивающих безопасное исполнение спецдепозитарных и депозитарных операций в электронной форме.

Услугами СЭД пользуются большинство клиентов, контрагентов АО ВТБ Специализированный депозитарий и иных институтов коллективных инвестиций (далее - Участники СЭД), среди которых управляющие компании, негосударственные пенсионные фонды, кредитные организации, торговые площадки, депозитарии, специализированные депозитарии, депоненты. Крупнейшим Участником СЭД и потребителем информационных ресурсов СЭД является Пенсионный фонд Российской Федерации.

АО ВТБ Специализированный депозитарий осуществляет свою деятельность на территории Российской Федерации на основании бессрочной лицензии ФСБ России ЛСЗ № 0009586 Per. № 13246 Н от 08.11.2013 на осуществление разработки, производства, распространения шифровальных (криптографических) средств, информационных систем и телекоммуникационных систем, защищенных с использованием шифровальных (криптографических) средств, выполнения работ, оказания услуг в области шифрования информации, технического обслуживания шифровальных (криптографических) средств, информационных систем и телекоммуникационных систем, защищенных с использованием шифровальных (криптографических) средств. Действие лицензии распространяется также на Участников СЭД, и им не требуется получения отдельной лицензии ФСБ России.

АО ВТБ Специализированный депозитарий является аккредитованным в соответствии с Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ "Об электронной подписи" Удостоверяющим центром.

Для Участников СЭД, пользующихся электронным документооборотом (далее - ЭДО), сокращены сроки и упрощен порядок формирования электронных документов, обеспечена возможность согласования АО ВТБ Специализированный депозитарий отчетов и платежных документов в электронной форме, направления уведомлений о получении и принятии электронных документов к исполнению в режиме реального времени, снизились расходы на курьерскую и почтовую связь, сократились риски операций, связанных с предоставлением и исполнением документов.

1. Электронный документ

Электронный документ - документ, в котором информация, имеющая смысл для Участников СЭД, представлена в электронно-цифровой форме в установленном формате. Электронный документ подписан электронной подписью (далее - ЭП) и может быть визуально представлен в форме документа с использованием программного обеспечения СЭД.

Надлежащим образом оформленный электронный документ:

является письменным актом, в котором информация зафиксирована на материальном носителе в определенных форме и формате;
предназначен для передачи во времени и в пространстве в СЭД в целях последующего использования и хранения Участниками СЭД;
имеет реквизиты, позволяющие Участникам СЭД его однозначно воспринимать и идентифицировать;
подписан ЭП и может быть визуально представлен Участниками СЭД в форме документа с использованием программного обеспечения;
порождает для Участников СЭД определенные правоотношения и/или юридические последствия (имеет юридическую силу).

Электронный документ, предназначенный для передачи в СЭД, зашифровывается для обеспечения конфиденциальности информации, содержащейся в нем.

2. Структура и функции системы электронного документооборота

Система электронного документооборота - организационно-техническая система, представляющая собой совокупность нормативного, программного, информационного и технического обеспечения.

Система электронного документооборота:

корпоративная информационная система, участниками которой является ограниченный круг лиц в силу Договоров об электронном документообороте между АО ВТБ Специализированный депозитарий и Участниками СЭД;
предназначена для обеспечения информационного взаимодействия Участников СЭД с АО ВТБ Специализированный депозитарий в процессе исполнения заключенных договоров и соглашений.

Система электронного документооборота позволяет Участникам СЭД:

формировать определенные договорами (соглашениями), заключенными между Участником СЭД и АО ВТБ Специализированный депозитарий, электронные документы, оперативно, своевременно и гарантированно доставлять их получателю;
использовать электронную подпись в качестве аналога собственноручной подписи уполномоченного представителя Участника СЭД;
обеспечивать конфиденциальность информации, содержащейся в электронных документах;
осуществлять защищенный обмен электронными документами через различные электронные почтовые системы.

Все электронные документы, обращающиеся в СЭД, подписаны электронной подписью и зашифрованы с использованием сертифицированных средств криптографической защиты информации (далее - СКЗИ).

Архитектура СЭД представлена на рисунке.

Рис. Архитектура СЭД

СЭД в качестве основных структурных компонентов включает специализированный сервер обработки и обмена электронными документами (далее - Сервер СЭД) на стороне АО ВТБ Специализированный депозитарий и удаленные рабочие места (далее - УРМ) СЭД, устанавливаемые у всех Участников СЭД. Для обмена электронными документами между Сервером СЭД и УРМ СЭД используются открытые каналы электронной почты или Web-сервисы сети Интернет.

Сервер СЭД в автоматизированном режиме осуществляет обработку исходящих и входящих электронных документов (архивирование/разархивирование, зашифрование/расшифрование, подписание ЭП/проверка подлинности ЭП), а также мониторинг обмена электронными документами.

УРМ СЭД позволяет формировать все электронные документы, которые предусмотрены договорами (соглашениями) между Участником СЭД и АО ВТБ Специализированный депозитарий, подписывать их ЭП, шифровать, распечатывать на бумажном носителе, сохранять в файл, загружать из файла и отправлять по электронной почте сети Интернет в адрес АО ВТБ Специализированный депозитарий. Кроме того, на УРМ СЭД предусмотрена возможность обмена любыми электронными документами произвольного формата и содержания с обеспечением их конфиденциальности и подлинности.

Для защиты электронных документов с использованием ЭП и шифрования на УРМ СЭД устанавливаются сертифицированные СКЗИ "КриптоПро CSP".

Все Участники СЭД для использования ЭП и шифрования получают в Удостоверяющем центре АО ВТБ Специализированный депозитарий сертификаты ключей проверки электронных подписей.

Предоставление Участникам СЭД СКЗИ, ключей электронных подписей, ключей регистрации, сертификатов ключей регистрации и сертификатов ключей проверки электронных подписей, а также решение иных вопросов криптографической защиты информации в СЭД осуществляется АО ВТБ Специализированный депозитарий.

Отправка подготовленных электронных документов по электронной почте сети Интернет в адрес АО ВТБ Специализированный депозитарий осуществляется с компьютера Участника СЭД, на котором установлено программное обеспечение УРМ СЭД. При этом на данном компьютере требуется наличие почтового клиента MS Outlook и/или открыт доступ к почтовому ящику на почтовом сервере Участника СЭД по протоколу POP3/SMTP. Возможна также отправка подготовленных электронных документов с любого рабочего места Участника СЭД, на котором установлен какой-либо почтовый клиент, обеспечивающий обмен электронными почтовыми сообщениями в сети Интернет.

Участнику СЭД предоставляется возможность организовать доступ к базе данных УРМ СЭД нескольким пользователям с разных рабочих мест путем помещения ее на общий сетевой ресурс Участника СЭД.

В УРМ СЭД реализована гибкая и эффективная система разрешений и разграничения доступа пользователей к базе данных.

3. Преимущества использования системы электронного документооборота

Электронный документооборот в СЭД имеет, по сравнению с обменом документами на бумажном носителе, следующие основные преимущества:

значительно более высокая оперативность обмена электронными документами;
используются общедоступные и достаточно дешевые каналы связи сети Интернет для обмена электронными документами;
обмен электронными документами осуществляется в любое время суток (что особенно важно для региональных Участников СЭД);
автоматизируются и становятся более прозрачными для Участника СЭД процессы информационного взаимодействия с АО ВТБ Специализированный депозитарий;
обеспечивается интеграция с внутренними информационными системами Участника СЭД (бэк-офис, спецдепозитарий, бухгалтерия, торговые терминалы и др.);
снижаются риски информационного взаимодействия;
снижается вероятность возникновения конфликтных ситуаций, связанных с обеспечением подлинности электронных документов по сравнению с аналогичными документами на бумажных носителях;
повышается конфиденциальность информационного обмена (даже при использовании открытых каналов связи сети Интернет);
уменьшаются издержки Участника СЭД на курьерскую и почтовую связь.

Участник СЭД, использующий систему электронного документооборота, получает возможность:

передавать в АО ВТБ Специализированный депозитарий любые электронные документы, предусмотренные договорами (соглашениями), заключенными Участником СЭД с АО ВТБ Специализированный депозитарий;
обмениваться любыми электронными документами с другими Участниками СЭД с использованием процедуры транзита через АО ВТБ Специализированный депозитарий;
передавать в Банк России отчетность в форме электронных документов без предоставления аналогичных документов на бумажном носителе;
согласовывать в спецдепозитарии отчетность Участника СЭД в электронной форме с последующей автоматизированной передачей ее конечному Получателю, указанному Участником СЭД - Отправителем отчетности;
согласовывать в спецдепозитарии платежные поручения в электронной форме на проведение расходных операций по счету Д.У. в уполномоченной кредитной организации;
контролировать в режиме on-line получение электронных документов АО ВТБ Специализированный депозитарий или другим Получателем, а также получать уведомления о принятии (не принятии) электронных документов к исполнению и отчеты о выполнении операций в АО ВТБ Специализированный депозитарий.

Дополнительную информацию о порядке подключения к СЭД и использовании ЭДО можно получить: тел.: (495) 956-30-70, доб.44-38-61; E-mail:oedo@vtbsd.ru